バックオフィス代行とは?外注するメリットとおすすめのアウトソーシング業者

事務代行

「売上がなかなか上がらないので、少しでもコストをカットしたい…」「ベテラン社員が退職してしまい、新人を教育している時間がない…」「求人広告を出しているのになかなかいい人がきてくれない…」。

このような悩みを抱えている経営者の方に朗報です!「バックオフィス代行」なら人件費を大幅に抑えて、即戦力の人材をあなたの職場にお届けすることで、これらの問題を解決するします。

バックオフィス代行に安さを求めるのであれば、時給換算最安で1,390円のフジ子さん、質の高さを求めるのであれば、採用率1%のアイスタッフがおすすめです。

今回はバックオフィス代行とは何かアウトソーシングする費用相場をご紹介します。

そもそもバックオフィス代行とは?

バックオフィス代行とは企業が自社の業務の一部を外部の企業に外部委託することをいいます。

これから紹介するバックオフィス代行では主に「総務」「人事」「経理」などのバックオフィス業務が対象です。

総務

総務業務と聞くと単純労働をイメージする方がいるかもしれません。しかし、企業によってやり方が異なったり広範囲の業務をカバーするため、習熟するのに時間を要するといわれています。

そのような総務の業務について、バックオフィス代行で依頼できるものは以下になります。

・発送代行:DMや宅配便などさまざまな発送物の管理を行う業務。
・データ入力:手書きデータや会議の議事録などをPCに入力する業務。
・コールセンター:電話を通してお客様からの問い合わせ応対、自社商品やサービスの紹介を行う業務。

人事

人事業務は事務処理能力の他に採用や研修などのような企業の根幹である人に携わる業務です。また最近では働き方改革の影響から、法律に関する専門知識を問われる機会も増えています。

そのような人事の業務について、バックオフィス代行で依頼できるものは以下になります。

・給与:賞与計算:従業員の給与及び賞与の支給額を計算する業務。
・採用:企業の経営戦略にとって必要だと思われる人員を新規獲得する業務。
・研修:参加者に職務上、必要な知識や技能などを学習させる業務

経理

経理業務は幅広く複雑な会計処理能力が求められます。企業活動にとって必要不可欠なものであり、特に間違えが許されない業務です。

そのような経理の業務についてバックオフィス代行で依頼 できるものは以下になります。

・支払い業務:仕入先に代金を支払う業務
・債権債務管理:自社が他社に対して金銭要求及び自社が他社に対して代金を支払う業務

バックオフィス代行を利用する企業が増加している背景とは?

年々、バックオフィス代行を利用する企業が増えています。これは株式会社矢野研究所が2018年12月20日に公開した「国内のBPO市場の調査結果」から明らかになりました。

BPOとは「バックオフィス代行」のことをいいます。調査結果では2019年以降、2022年まではバックオフィス代行を利用する企業が増えると予想されています。

このような背景には、東京オリンピック・パラリンピックに向けた働き手の確保や少子高齢化による人手不足や無期転換ルールなどが挙げられています。

 参考:矢野経済研究所:国内BPO市場規模推移予測

BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)市場に関する調査を実施(2018年) | 市場調査とマーケティングの矢野経済研究所
プレスリリース BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)市場に関する調査を実施(2018年)

バックオフィス代行によるメリットとは?

ここからはバックオフィス代行を導入することによる具体的なメリットを紹介していきます。 

コストカット

バックオフィス代行を利用することで、総務・人事・経理などの間接部門と呼ばれる業務のために新たに人を雇う必要がなくなり、人件費を大幅にカットできます。 

たとえば正社員の場合、給料・賞与以外に「健康保険料」「厚生年金保険料」「労働保険・雇用保険」「交通費」「備品」などの固定費が発生します。 

しかし、バックオフィス代行なら雇用契約ではないため、これらの固定費は必要ありません。

ここからは具体的な金額で正社員、派遣社員の人件費とバックオフィス代行の料金を比較してみたいと思います。今回は正社員の給料を30万円、人件費を給料の1,5倍かかるものとして、毎月45万円の固定費が発生すると仮定します。

次に派遣社員の場合、時給1,750円、1日8時間労働で月に20日出勤と仮定すると毎月、28万円かかるのです。

最後にバックオフィス代行業界最安値で有名な「オンラインアシスタントフジ子さん」の場合、160時間利用して最安値時給1,390円なら222,400円の料金になります。

つまり、オンラインアシスタントフジ子さんを利用することで、正社員なら227,600円、派遣社員なら57,600円のコストカットができるのです。

コア業務に集中できる

現在、多くの企業が人手不足の問題に直面しています。バックオフィス代行を利用することで、間接部門で働いていた従業員を企業の強みであり、利益を生むための直接的な業務であるコア業務に割けます。 

一般的にコア業務は専門的な判断を求められ、前例のない業務であることが多く、難易度が高い仕事だといわれています。

今まで間接部門とコア業務の兼業をしていた従業員はこのような難易度が高い仕事に専念することで、より生産性の高い働き方ができるようになるのです。 

既存業務の改善

企業では業務の効率よりも慣習が重んじられることが多々、あります。バックオフィス代行なら通常業務以外に既存業務の改善を提案・実施するサービスも提供できます。

社内の人間だけではなかなか取り組みづらいといわれている業務改善ですが、社外プロの意見を採用することで効率化が期待できるでしょう。

バックオフィス代行によるデメリットとは?

ここからはバックオフィス代行を導入することによる具体的なデメリットを紹介していきます。 

情報漏洩

企業には数多くの社外秘情報があります。これらは本来、社内の人間しかアクセスできないものです。 

しかし、バックオフィス代行を利用することで社外秘情報が社外の人間の目にも触れることになり、最悪の場合には情報漏洩の恐れがあります。 

人材の処遇

バックオフィス代行を導入することにより、今まで総務・人事・経理などのバックオフィス業務に従事していた人材の処遇を検討する必要があります。 

理想はサービスを導入することで発生する人材を企業のコア業務に人を割くことです。 

しかし、バックオフィス代行を依頼する企業のなかにはコストカットのみを目的に利用する場合が考えられます。

このような場合、現状の労働規制のなかでは一度、雇用した人材を容易に解雇することはできないため、新たな業務を割り振る必要があります。

中堅、中小企業では効果を実感しづらい

中堅、中小企業は大企業に比べて間接部門が小さく、関節業務のコスト削減効果が実感しづらいと考えられています。 

しかし、最近ではこのような中堅、中小企業向けのサービスを展開するバックオフィス代行企業が現れはじめています。 

また既にバックオフィス代行を利用している中堅・中小企業の満足度は大企業と比べても同程度のものであるという調査結果も。

今後は規模に応じたサービスを利用する企業が増加していくことが考えられるでしょう。 

外注・アウトソーシング依存リスク

バックオフィス代行を利用することにより、既存の間接部門のコストを大幅にカットできます。

しかし、バックオフィスのすべてを外注・アウトソーシングすることにより、社内の間接部門を把握できる社員が不在になってしまうリスクが発生します。 

そのため、バックオフィス代行を利用する場合には、サービス導入後も間接部門を管理できる人材をあらかじめ選別しておくようにしましょう。

このような人選をしておくことにより万が一、バックオフィス代行でトラブルが生じたときでも遅滞なく通常業務を行うことができ、リスクを最小に抑えられます。

バックオフィス代行を外注・アウトソーシング依頼時の注意点

ここからはバックオフィス代行を外注・アウトソーシング依頼時の具体的な注意点を紹介します。

 セキュリティ対策

 バックオフィス代行により社外の人間が社内で働くようになることから、社外秘情報の漏洩リスクが生じます。

このような懸念に対しては以下のような対策を講じる必要があります。

・IDチェックによる入退出管理
・携帯電話や除法端末を含めた私物の持ち込み禁止
・室内にはプリンターやコピー機は設置しない
・書類や伝票データは個人が特定できないように複数の人間に業務を分担させて、入力されたデータは別室のサーバーで分割保存、企業にデータを引き渡すときに再構成して送信。

これらのセキュリティ対策を実施しているバックオフィス代行企業ならセキュリティ意識も高く、情報漏洩リスクを最小限に抑えられるでしょう。

 導入目標を明確にする

バックオフィス代行は企業によって提供しているサービスが異なります。そのため、導入目標を明確にして条件に合致する企業に依頼することで、サービスを最大限に利用できます。 

導入範囲を設定する

 企業によってバックオフィス代行を導入する状況は異なります。そのため、事前にどの業務範囲まで導入するのかを設定しておく必要があります。

たとえば、総務業務についてはコストカットを目的にバックオフィス代行を導入したいと考えているが、人事部門については既存業務の改善を目的にサービスを利用したいなど。

それぞれの企業によって適切なバックオフィス代行の利用方法を事前に設定するようにしましょう。

外注・アウトソーシングを選ぶコツ

 ここからはバックオフィス代行の外注・アウトソーシングを選ぶ具体的なコツを紹介します。

サービスメニュー

バックオフィス代行企業によって、提供しているサービスは異なります。多くの企業で共通するサービスもありますが、なかには特定の企業でしか提供していないものもあるのです。

そのため、自社が希望するバックオフィス業務を提供している企業を選別する必要があります。

具体的には「対象業務種別」「受託業務プロセスの範囲」「提供条件(システム、規模、場所など)を確認するようにしましょう。

サービスレベル

バックオフィス代行企業はそれぞれの業務に適当な人材を派遣してくれます。しかし、企業によってサービスのレベルは異なるものです。

そのため、依頼する企業がどの程度のサービスレベルを提供してくれるのかを見極める必要があります。

具体的には「品質(ミス発生率、問い合わせ回答率など)」「納期・スピード(受付時間、リードタイムなど)」はチェックするようにしましょう。

 料金

多くの企業がバックオフィス代行を利用する目的のひとつに「コストカット」があります。

そのため、利用するバックオフィス代行企業の料金を踏まえたうえで、具体的にどれくらいのコストカット効果が期待できるのかを検討するようにしましょう。

提供するサービスメニューやレベル同様に料金も企業によって異なるため、吟味する必要があるのです。

 実績

バックオフィス代行を依頼するときは信頼に足る類似業務の受諾実績と経験を確認しましょう。

なぜならバックオフィス代行では社外の人間に業務を依頼することから情報漏洩リスクがあるからです。

そのため、実績があり、信頼に足るバックオフィス代行企業に依頼することでリスクの最小化に取り組みましょう。

具体的には「これまでの受託実績(件数、処理量など)」「特定の業界における実績」「既存ユーザーの評判」などが評価情報になります。

参考:

平成26年度我が国経済社会の情報化・サービス化に係る基盤整備(ビジネス支援サービスの質の認証制度の創設に向けた評価基準の策定等に係る基礎調査)

https://www.meti.go.jp/meti_lib/report/2015fy/000251.pdf

 まとめ

バックオフィス代行はこれまで日本では情報漏洩リスクや既存従業員の仕事が奪われるという懸念などから導入が遅れていました。

しかし、人手不足の補完や経営改善のためのコストカットを目的に利用する企業は今後も増え続けるでしょう。

そんなバックオフィス代行をまだ導入していない場合には、今からでも利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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