オンライン事務代行のメリットとは?おすすめサービス5選

事務代行

事務スタッフの確保などにお悩みの方におすすめしたいのが、事務業務をアウトソーシングできるオンライン事務代行サービスです!

経理、総務、人事、秘書などの業務を、自社雇用よりもはるかに低価格で対応してもらうことができます。

しかし、事務代行は業者によってさまざまなサービスがあってどれを選ぶべきか難しかったり、選定をミスしてしまうと本来依頼したい業務を任せることができずにコストダウンに繋がらなかったりしてしまいます。

今回は、オンライン事務代行を利用するメリットと、安さ・質の高さ・大手の3つの視点からサービスをいくつか紹介させていただきます。

オンラインの事務代行にアウトソーシングするメリット

社内の事務業務をオンライン事務代行にアウトソーシングする場合、どのようなメリットがあるのでしょうか?

具体的にいくつかのメリットを挙げさせていただきます。

固定費の削減

事務業務専門のスタッフを自社で雇用する場合、まずは採用のための採用広告費がかかり、雇用後は給与・賞与のほかに交通費や各種保険料などの固定費が発生します。

また、事務スタッフのための席を用意するために事務所を借りたり、パソコンやモニターなどの備品も購入したりする必要もあります。

更に細かく言うと、教育のために研修に行かせたり、閑散期にはシフトを調整したりするなど、費用だけでなく時間や手間もかかってしまうことも考えられます。

しかし、オンライン事務代行の場合は依頼したい業務のみを発注して、インターネット上のやり取りのみで完結できるため、これらの固定費がなくなるのです。

分かりやすいように、具体的な数字を用いて正社員・派遣社員の固定費と、事務代行サービス利用料を比較してみましょう。

【正社員の場合】
給与30万円と仮定し、人件費は給与の1.5倍かかるとすると、固定費は月に45万円

【派遣社員の場合】
時給1,800円・1日8時間労働と仮定し、月20日間の出勤で固定費は月に288,000円

【オンライン事務代行】 ※業界最安値「フジ子さん」で計算
最安値時給1,390円・月160時間利用で、月に222,400円

つまり、オンライン事務代行を利用することで、単純計算で正社員よりも227,600円、派遣社員よりも65,600円の固定費削減に繋がるのです。

労働生産性の向上

人材が不足している企業では、他の業務をメインに行っているスタッフが事務業務も兼任している場合があります。

それでは、事業の中心となるコア業務に人手や時間を割くことができず、生産性が下がってしまうというデメリットがあります。

しかしオンライン事務代行では、バックオフィス業務を専門としている人材に依頼することができるため、精度の高い成果を得ることができるでしょう。

そして、自社スタッフはコア業務に専念することができるので労働生産性が向上することが期待できるのです。

幅広い業務を依頼できる

自社で事務スタッフを雇用する場合、その人の得意・不得意の分野があるため、経理・人事・秘書・WEB運用など、それぞれの業務に対して一人ずつ採用しなければいけない場合もあります。

そうなると、固定費は2倍にも3倍にもなってしまいますよね。

また、兼務させるためには教育のための費用や時間も必要となり、効率的ではありません。

しかし、オンライン事務代行は幅広い実務経験を持つスタッフが多く在籍しているため、自社が必要としている業務を幅広く依頼することができます。

かかる費用が利用料のみのため、採用費や教育費もかからずに質の高い成果を得られます。

次からは、具体的におすすめのオンライン事務代行サービスを紹介させていただきます。

おすすめのオンライン事務代行①安い

オンライン事務代行を初めて利用する場合、コスト面が気になりますよね。

気軽に始めることのできるリーズナブルなサービス「フジ子さん」と「Genny」を紹介します。

フジ子さん

業界水準の約半額でオンライン事務代行を利用できる「フジ子さん」は、低価格で事務代行を利用したい企業におすすめのサービスです。

最も手軽に始められるプランは、月に20時間稼働で月額4.7万円となっています。

一ヵ月ごとの更新なので、依頼する業務が少ない月はプランを変更して調整することができるのも嬉しいポイント。

経理や人事、WEBサイト運用や秘書など、幅広い実務経験を持つ人材が豊富にいるため、退職のリスクなくいろいろな業務を依頼することができます。

フジ子さんはこちらから

Genny

経営者にとって必要不可欠な存在である秘書業務に特化したオンラン秘書サービスは「Genny」(ジェニー)です。

細かいスケジュールの管理や、意外と時間のかかるメールの返信をはじめとした10種類の基本サービスを、平日9:00~18:30の間にいくらでも依頼することができます。

一ヵ月の最大利用時間は一日9.5時間×21日=200時間となります。

18ヵ月契約プランなら月額9.5万円のため、スタッフを雇用するよりもはるかに低価格でサポートしてもらえます。

Gennyはこちらから

おすすめのオンライン事務代行②質が高い

事務業務は会社内では間接業務ではありますが、絶対にミスは許されません。

そのため、質の高さを求める方も多いでしょう。

ここでは、質の高いオンライン事務代行サービス「I-STAFF」と「HELP YOU」を2つ挙げさせていただきます。

I-STAFF

「I-STAFF」は、採用率1%という狭き門を突破した高いレベルの人材のみが在籍しているオンライン事務代行サービスです。

早さだけでなく確実性にもこだわっており、高いクオリティのサポートを実現しています。

また、領収書や名刺の整理、ハガキや請求書の送付などのオフラインの業務にも対応しており、面倒な雑務などの業務までも依頼することができます。

一番人気のベーシックプランは時給換算3100円(6ヵ月契約で月額9.3万円)ですが、満足できなかった場合は業界唯一の返金保証も付いています。

I-STAFFはこちらから

HELP YOU

アシスタント採用率1%の「HELP YOU」は、各分野の専門スキルを持った優秀な人材が多く在籍しており、専門知識が必要な業務から日常的な雑務まで幅広い業務を依頼することができるオンライン事務代行です。

専属ディレクターが窓口となって各アシスタントを手配するため、企業はやり取りに時間を使うこともありません。

質の高いサービスが好評で、継続利用率の平均はなんと97%

2019年9月現在250社もの導入実績のある事務代行サービスです。

HELP YOUはこちらから

おすすめのオンライン事務代行③大手

「業界内でも大手の企業のほうが信頼できる」という方は、大手企業が提供しているオンライン代行サービス「CASTER BIZ」を検討してみましょう。

CASTER BIZ

導入企業が1,000社を突破した「CASTER BIZ」は、採用倍率1/100をくぐりぬけた優秀なアシスタントのみが在籍しています。

各分野の専門スタッフが依頼業務に対してチームで対応するため、幅広い業務内容にもスピーディーで正確に処理することができます。

必要に応じて訪問での対応もしており、具体的な打ち合わせが必要な仕事や、名刺管理やファイリングなどの業務も可能です。

運営している株式会社キャスターはリモートワークという働き方を推進しており、CASTER BIZ以外にもさまざまなサービスを展開しています。

「CASTER BIZ」公式HP

CASTER BIZはこちらから

まとめ

オンライン事務代行は、退職のリスクや高い固定費などの悩みを解決してくれる新しい働き方です。

現在オンライン事務代行を提供しているどの企業も情報漏洩にしっかりと対策しており、安心して自社内の業務を任せることができますよ。

事務スタッフの採用や雇用に困っている企業、質の高い事務業務を低価格で実現したい企業は、ぜひオンライン事務代行の利用を検討してみてくださいね。

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